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Text File  |  1991-09-27  |  9KB  |  204 lines
  1.  
  2.                        Help Screen For Activities File  
  3.  
  4.                                  Overview
  5.  
  6. The Activities file serves 3 purposes:
  7.  
  8. 1) As you contact  Clients over the phone, the screen will identify to  you ì
  9. detail  information  on that Client as soon as you input the  company  name ì
  10. into the Activity screen, or the first few letters of the company name. 
  11.  
  12. 2)  In your absence, your secretary may be receiving inquiries for you.  In ì
  13. those  cases where the caller already has a record entered into the  Client ì
  14. file,  your  secretary will see all of the detail  information  about  that ì
  15. Client in 2 seconds.  If, on the other hand, that inquiry is from a  Client ì
  16. not known to you, your secretary will then be able to enter a message  plus ì
  17. some more detail information, such as name, address, and zip code. 
  18.  
  19. This  achieves  two objectives:  a)  You or your secretary can  input  data ì
  20. into  the Activity file on any Client, regardless of  whether or  not  they ì
  21. are already in the Client file. b) Messages taken in your absence into  the ì
  22. 'NEW'  category  will  not  be lost but will be  grouped  together  in  the ì
  23. activity  reports, with their comments and phone numbers. In this way,  you ì
  24. can follow up on all inquiries made in your absence, even if your secretary ì
  25. recorded partial messages.
  26.  
  27. 3)   All of the activities--both incoming inquiries and outgoing  Clienting ì
  28. calls--will  generate  reports,  sorted  by  name,  dates,  company   name, ì
  29. comments, that will help you track and then follow up on those calls.
  30.  
  31.  
  32. Observe  that  if  the  Client is already in the  Client  file,  a  lot  of ì
  33. information is displayed either to you or to your secretary, but you  input ì
  34. only  3  new items per activity: "COMMENTS", "DATE OF NEXT  APPOINTMENT  OR ì
  35. COMMITMENT",  and   "HOW  MUCH  REVENUE/EXPENSE  DID  YOU  INCUR  ON   THIS ì
  36. ACTIVITY".
  37.  
  38.                       ================================
  39.                       |           OPTION "C"          |
  40.                       |    Creating a Callback list   |
  41.                       =================================
  42.  
  43.  
  44. This 'callback' option is a special case of the Add option on the  activity ì
  45. menu  that  you just came from.  It takes all commitments  or  appointments ì
  46. that you had made for today, and then scrolls through each record as though ì
  47. you had entered them one at a time from the report: 'Today's Appointments'.  
  48.  
  49. It  shows  you the comment from the activity record  where  you  originally ì
  50. created  the  future commitment that resulted in today's  appointment.   It ì
  51. then  creates  a new activity record for each of today's  appointments  and ì
  52. waits for you to enter in any comment or future commitment.
  53.  
  54.  
  55. è                       ================================
  56.                       |           OPTION "A"          |
  57.                       |     ADDING A NEW RECORD       |
  58.                       =================================
  59.                                (A to Add  data)
  60.  
  61. To understand how to add a record into the activity file, go to tutorial  2 ì
  62. in  PROGRAM.DOC/PROGRAM.REF.    
  63.  
  64. Iεá brief¼á  al∞ record≤ iε thσ activit∙  filσ  arσ relateΣ  t∩ record≤á iε ì
  65. thσá Clien⌠á file«á  An∙ onσ recorΣ iε thσ Clien⌠  filσ caε  havσá multiplσ ì
  66. record≤á iε thσ activit∙ file«á   An∙ timσ yo⌡ attemp⌠  t∩ adΣá  ßá  recorΣ  ì
  67. int∩ thi≤ file¼á thσ prograφ wil∞ firs⌠ seσ iµ  yo⌡  havσ  ß maste≥  recorΣ ì
  68. fo≥á tha⌠ activit∙ iε thσ Clien⌠ file«á  Thσ prograφ ha≤á  one¼á exception¼ ì
  69. though║á  iµá yo⌡á ente≥á aε activit∙ witΦ ß compan∙ namσá oµá  'NEW'¼á thσ  ì
  70. prograφ allow≤ aε unlimiteΣ numbe≥ oµ 'unattachedº activitie≤  iε  thσ filσ ì
  71. witΦ thi≤ name«  
  72.  
  73.  
  74.                       ================================
  75.                       |           OPTION "G"          |
  76.                       | RETRIEVING AN EXISTING RECORD |
  77.                       =================================
  78.                              (G to GET/EDIT data)
  79.  
  80.  
  81. Once  you understand how to retrieve a record using the "G" option  in  the ì
  82. Client  file,  then  you can do the same in about any  other  part  of  the ì
  83. program.  
  84.  
  85. Observe  that  when you search for a record in the Activity file,  you  are ì
  86. looking  for a company name, using the  "S" option within the  "G"  screen.  ì
  87. Once  you find the record, you have actually located the first  record   of ì
  88. all  of the Activity records under that company name.  To then look at  the ì
  89. records  "behind" that first one, use the "F" and "P" options (Forward  and ì
  90. Prior) to flip back and forth to see each record.  All activity records for ì
  91. any one Client are grouped together by date, then time of message.
  92.  
  93.  
  94.                                ==============
  95.                                |  OPTION S: |
  96.                                ==============
  97.  
  98. Daily  Snapshot  of Appointments.   This gives you a quick listing of  your ì
  99. appointments  for  any one day.    If you had entered a time  for  any  one ì
  100. appointment, then that appears also.
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.                                ==============
  106.                                |  OPTION 1: |
  107.                                ==============
  108.  
  109. èCalendar.   This will show you the days of the week for any 4  week  period ì
  110. that you select for the next 2,000 years.  Used for clarifying days of  the ì
  111. week and numeric days of the month when establishing appointments.
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.                                ==============
  117.                                |  OPTION O: |
  118.                                ==============
  119.  
  120.  
  121.                      O  for Open or Pending Activities
  122.  
  123.  
  124. This  option gives you the ability to set aside activities into a  'bucket' ì
  125. that you designate as still open or pending.  Some activities may not  have ì
  126. a  future commitment date but are unresolved pending some other follow  up.  ì
  127. You  can  think  of these 'Open' activities as existing in  an   'Open'  or ì
  128. 'Pending' folder.
  129.  
  130. By  default, all activity records are 'Closed'.  You can elect to make  any ì
  131. single  activity  record  'Open' by entering the 'F10' key  on  either  the ì
  132. Activity Add or Activity Get screen. 
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.                          Treatment of FAX numbers:
  139.  
  140. This program will carry over your FAX number into each activity record as a ì
  141. visual convenience for you if you observe these steps:
  142.  
  143. 1)  Enter a 'FAX=' code into the comment line of the client file.
  144. 2)  At the end of the FAX number, place a '/'.
  145.  
  146.  
  147. Each client record has two lines for comments.  Note that you can place the ì
  148. 'FAX='  code  into either line, in any place in that  comment  line.   Also ì
  149. observe that case convention is irrelevant.  'FAX=' is that same as 'fax='.
  150.  
  151. Let's say, for example, that your client has a FAX number of (214)690-4782.  ì
  152. You  would then enter this code into the comment line of the  Client/client ì
  153. record:
  154.  
  155.                             FAX=(214)690-4782/
  156.  
  157.  
  158. The  program will interpret the '/' as the end of your FAX number and  will ì
  159. then move over this phrase to the beginning of each new activity record:
  160.  
  161.                             FAX=(214)690-4782
  162.  
  163. è                   Treatment of duplicate Company Names:
  164.  
  165. An option exists within the program to accommodate duplicate Company Names.  
  166.  
  167. Remember that when you enter an individual name without a Company Name, the ì
  168. program  will  create a Company Name consisting of 'first plus last'  name.  ì
  169. Later,  when you print labels,  the label generator will look to see if the ì
  170. Company  Name is the same as 'first plus last' name and will then skip  the ì
  171. Company  Name in the label,  thereby freeing up one line of the  five  line ì
  172. label.
  173.  
  174. To  insert any company name of your choosing in this skipped line,  observe ì
  175. the following logic:
  176.  
  177. 1)  Enter a 'DUPL=' code into the comment line of the client file.
  178. 2)  At the end of the duplicate name, place a '/'.
  179.  
  180.  
  181. Each Client record has two lines for comments.  Note that you can place the ì
  182. 'DUPL='  code  into either line, in any place in that comment  line.   Also ì
  183. observe  that  case  convention is irrelevant.  'DUPL='  is  that  same  as ì
  184. 'dupl='.
  185.  
  186. Once the program senses that you have entered a 'DUPL=' code,  that  entire ì
  187. name will be placed into the label in the line where the company name would ì
  188. have gone before.
  189.  
  190. Observe  that this duplicate company name logic will also work when you are ì
  191. outputting data.  Recalling the Main Program Menu, option B:
  192.  
  193.                         "B)  Import or Output data"
  194.  
  195.  
  196. Once you select 'B' on the Main Program Menu, you will then see the 'Import ì
  197. or  Output  Data  Menu.'  If you select options 2, 3, 4,  or  5,  then  the ì
  198. duplicate company name logic will work with these selections as well.
  199.  
  200.             "2)  Output records to Wordstar/Mailmerge[TM]"
  201.             "3)  Output records to WordPerfect[TM] 4.2 or 5.0"
  202.             "4)  Output records to dBASE III [Reg. TM]"
  203.             "5)  Output records to Microsoft [Reg. TM] Word 4.0"
  204.